2020年コロナで結婚式を延期した新郎新婦様へ「お詫び状」の書き方マニュアル10のこと

今年2020年春、コロナで結婚式を延期する苦渋の決断をし、とりあえずゲストに連絡はしたものの、このままでいいの? お詫び状を出した方がいいの? 出すならどんな風にすればいい? わからないことだらけで戸惑われる新郎新婦様のために、お詫び状の書き方についてまとめてみました。

今年の春に結婚式を予定していたすべての新郎新婦様は どんな結論をだされたにせよ 大変辛い思いをしておられることと思い、日々胸が痛みます。

私も 現在 延期に関するご相談や 各所への連絡などに追われながらも、今後の結婚式のあり方について考え動き出したところです・・

そんな中、延期を決断された新婦様から

「ゲストにお詫び状を送りたいと思うけれど、どんなふうに書けばいいのか悩んでいるので相談にのってほしい」

というご相談をうけました。

  きっと 同じ悩みを抱える新郎新婦様がたくさんいらっしゃるのでは? と思い立ち、お詫び状のコツをまとめてみましたので、一人でも多くの方にご参考になれば嬉しく思います。

INDEX

1. そもそもお詫びする必要があるの?
2. 延期のご連絡は一刻も早く直接お伝えするのがマナー
3. メールとかLINEとかで直接連絡しただけじゃだめ?
4. お詫び状は はがきではなく封書で出しましょう
5. お詫び状に書くべき内容のポイント
6. 何に対してお詫びするのか明確に
7. 延期理由は自己都合ではなくゲスト本位で
8. 延期後の日程について目安だけでもお伝えしましょう
9. 結びはゲストが明るい気持ちになるような言葉で
10. お詫び状文例

*プリンターがなくてお困りの方は印刷承ります

1. そもそもお詫びする必要があるの?

通常お詫び状とは自分の失敗や落ち度について謝罪のために出すものです。しかし結婚式を延期せざるをえなくなったのは、自分たちが悪かったわけではないし、そもそも謝る必要があるの? と思う方もいらっしゃるかと思います。

ごもっとも。もちろんお気持ちはよくわかります!

ゲストだって新郎新婦に非があると思う人は、誰もいないでしょう。むしろ延期の判断をするのは大変だったろうと、気遣ってくださっていることと思います。しかし お二人にはあえて言わないけれど、ゲストも日程を調整し、お子さんがいらっしゃるご家庭は預け先を手配したり、結婚式のために美容室を予約したり着ていくものに悩んだり、ご祝儀を包むためにピン札を用意したり、結婚式に出席するためのご準備をしてくださっていたかと思います。中には リングピローやウェルカムボードを作ってくれたり、スピーチや余興を頼まれた方は その原稿をかいたり、映像を作って練習したり、ゲストもお二人から見えていないところでもご尽力してくださっていたと思うのです。そして延期のお知らせを受け取った時は、予想はしていても、がっかりされたことと思います。

そんな時にお二人からの心あたたまるお手紙が届いたら、これまで以上にお二人を応援したいと思ってくださるのではないでしょうか。

2. 延期のご連絡とお詫びは一刻も早く直接お伝えするのがマナー

もちろん すでに済ませたという方がほとんどと思いますが、延期を決断したら一刻も早く、メールやライン、お電話などで「直接」お伝えするのが理想です。
もしも、一応連絡はしたけれど お返事がない、という方がいらっしゃいましたら、念のため

「行き違いがあったら心配なのでご確認いただけたらご連絡いただけると嬉しいです」

とご連絡してみましょう。
相手の状況にもよりますが、既読になっているのに伝わってなかったなど、万が一のこともありますので念のため。

3.メールとかLINEとかで直接連絡しただけじゃだめ?

直接連絡したし、お返事もきたからいいか、と済ませている方もいらっしゃるかもしれませんが、正式なご連絡としてはきちんとお手紙で出すことを お勧めします。特にご親族へのご連絡は、親御様を通してお願いした方も多いかと思いますので、あらためて封書でお送りして お二人の誠意をお伝えし、ご安心いただけるようにするとよいと思います。  

「お手紙は とりあえずのご連絡をした内容の正式版」   と覚えておきましょう。

4. お詫び状は はがきではなく封書で出しましょう

誠意をお伝えするのが目的なのでハガキではなく、便箋に印刷し、一言手書きでメッセージをくわえて封書で投函しましょう。
*プリンターが自宅にないという方は 個別に印刷を承ります。

「お詫び状の印刷」

5.お詫び状に書くべき内容のポイント

さて ここからが本題です。
コロナの延期によるお詫び状は、 通常のお詫び状とは少し主旨が異なりますので、以下の4つのポイントを踏まえるようにしていただくとよいと思います。

 ・何に対してお詫びするのかを明確に
・延期理由は自己都合ではなくゲスト本位で
 ・今後どのようにしようと考えているのかについて
 ・結びはゲストが明るい気持ちになるような言葉で

6. 何に対してお詫びするのか明確に

お詫び状を書くにあたってとても大事なことは、何に対してお詫びをするのか?ということ。 この情勢をみれば 延期を決断したお二人のことを悪く思う人はいないと思います。つまり延期したことをお詫びするのではありません。
「ご準備のために費やしてくださった時間や労力」
「心配をおかけしてしまったこと」
についてお詫びするのです。

漠然と「ご迷惑をおかけして」と書くと無難ではありますが、焦点がぼけて 形式的な印象になってしまいがちです。ゲストの皆さまは、お二人のことを心配しつつも、自分たちはどうすればいいのかと困惑した日々をおすごしであったことと思います。そのことについて、しっかりとお詫びと感謝の気持ちをお伝えしましょう。

7. 延期理由は自己都合ではなくゲスト本位で

自分たちの気持ちや延期になった事情を 被害者的な表現でお伝えする文面は、ゲストにとってはあまり気持ちのいいものではありません。

<よくない文例>
× この度のコロナの影響で結婚式を延期せざるを得なくなってしまいました
× こんなことになってしまい 大変 残念でなりません

気持ちはわかりますが、あくまで延期をした理由は
「ゲストの安全第一を考えて」
主体的な決断であったことをきちんと明記しましょう。

8. 延期後の日程について目安だけでもお伝えしましょう

延期になったとのことだけど、いつごろになるのか? ゲストも気になってらっしゃることと思います。 できるだけ早く延期後の日程を決めて 延期後の日程のお知らせと一緒に、お詫び状をお出しするのが理想です。 しかし諸事情あって なかなか日程がきまらない、そんな時は、だいたいでよいので 秋頃にするつもりなのか、 思い切って来年と考えているのか、といったことだけでも お伝えしておきましょう。 ゲストにとっても、だいたいの目安がつくだけでもご安心感につながりますし、万が一その時期にご都合があわない日程があるとご連絡をいただければ、事前に延期後の日程の調整ができるケースもあると思います。

9. 結びはゲストが明るい気持ちになるような言葉で

結びの言葉をどのように選べばいいのかはお詫び状の場合は難しいものですね。 毎日コロナのニュースを耳にしないわけにはいかないので、深刻な気持ちになったり 実際大変な思いをされておられる方も少なくないと思います そのような状況の中、おふたりのお手紙を受け取った方々が明るい気持ちになれるような言葉を選んでいただけるとお手紙の価値がぐっとあがります!

10. お詫び状文例

では、どのような文章にするとよいのでしょうか? 下記文例を ご参考いただければと思います

参考文例:


謹啓
初夏の緑眩しい季節となりましたが 皆様におかれましては ご清祥のこととお慶び申し上げます

さて この度 先にお知らせしておりました通り  世の情勢を鑑み ご来賓の皆様の安全を第一にと考え 結婚式を延期することといたしました
貴重なお時間をご調整ご準備いただいておりましたのに 大変申し訳なく思っております また多大なるご心配をおかけしておりましたこと 心よりお詫び申し上げます

しかしながら皆様からたくさんの励ましのお声をいただき 私たちを こんなふうに支えてくださる方々が どれほどかけがえのない存在であるかを  あらためて感じることができました 心より感謝の気持ちでいっぱいです おかげで ようやく この苦難を乗り越えた先には 喜びが倍になると思えるようになりました

なお延期先の日程は  来年の春を予定しております (日付が決まっていれば 「○○年○月○日を予定しております」)
詳細につきましては見通しがたち次第 ご連絡させていただきますので 今しばらくお時間いただけましたら幸いです

また晴れやかな笑顔で 皆様にお会いできる日を心待ちにしております 引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます

敬白


なお、ご友人のみのカジュアルパーティの場合は もうすこし くだけた文章でもよいと思います。

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